Автоматизация и оптимизация идут рука об руку. Только оптимизация сокращает время выполнения рабочих процессов, а автоматизация заменяет ручные процессы автоматизированными. Мобильные приложения работают в обе стороны, но сегодня только про приложения для автоматизации бизнес-процессов.
Как работает автоматизация бизнес-процессов через мобильное приложение
В двух словах: создается web-офис или сервер api, на которых накапливаются и хранятся данные. В систему добавляются сотрудники. Для них задаются соответствующие права и уровни доступа к информации. Сотрудники получают необходимую им информацию и становятся участниками рабочего процесса. Автоматизированная система синхронизируется с 1С или другими системами управления.
Что получается? Получается, что операции, которые раньше выполняли сотрудники, теперь может выполнять мобильное приложение для бизнеса. Например, автоматически принимать и оформлять заявку, выставлять счета на оплату, формировать пакет документов для отгрузки заказа т. д.
Когда таблицы Excel, бумажные чек-листы и пересылку документов по e-mail заменяет мобильное приложение:
- Повышается стабильность и сводятся к минимуму операционные ошибки,
- Появляются ресурсы для масштабирования без дополнительных трат,
- Сокращается время выполнения операционных процессов.
Бизнес-процессы, которые можно автоматизировать через мобильное приложение
- Транспортные задачи (логистика, доставка, поиск транспорта),
- Связь и обмен информацией между сотрудниками,
- Документооборот,
- Тестирование сотрудников и управление персоналом,
- Управление рабочими процессами компании,
- Связь с клиентом, поддержка,
- Формирование отчетов,
- Коммуникации с поставщиком и дилером.
Кому нужно автоматизировать бизнес-процессы
В первую очередь, приложения для автоматизации бизнес-процессов необходимы:
- Промышленным компаниям. Здесь через приложения можно автоматизировать процесс закупки материалов, ОТК, ведение отчетности, передачи на склад и отгрузки.
- В IT сфере. Наладить коммуникацию и взаимодействие между программистами, тестировщиками, маркетологами, продавцами, а также для технической поддержки на первой линии сервисных колл-центров, работающих 24/7.
- Банкам. Вести базу клиентов, создать и поддерживать онлайн-банкинг, сформировать механизм автоматического решения по кредиту и персонализированных предложений по инвестиционным продуктам.
- Исследовательским и аналитическим компаниям. Анализировать большие объемы данных, вести статистику и т.д.
Практика автоматизации бизнес-процессов в приложении
Рассмотрим кейс по внедрению приложения для автоматизации бизнес-процессов в интернет-магазине, допустим, специй. В повседневном рабочем процессе организации есть действия, которые требуют много времени на ручную работу.
Проблема номер раз
Принимая заказ, оператор вручную вносит заявку в список заказов и менеджер видит ее в 1С только после выгрузки. При этом оператор, оформляя заказ, не в курсе, есть ли товар на складе. Это видит только менеджер со своей 1С.
Проблема номер два
Чтобы иметь точные данные по остаткам, раз в месяц проводится инвентаризацию. Она занимает весь день и ведется в ведомостях А4, по старинке и вручную. Потом данные из ведомости бухгалтер заносит в 1С и делает сверку.
Решение через мобильное приложение
Что может сделать мобильное приложение для автоматизации работы этого гипотетического интернет-магазина? Как минимум:
- Автоматически вносить заявки в систему, чтоб сразу была информация по наличию товара для заказа,
- Формировать заказы не через оператора, а через корзину,
- Сразу вносить данные по инвентаризации в 1С, чтобы сверка прошла проще и быстрее.
В результате заказы будут оформляться быстрее и, если товара нет на складе, покупатель узнает об этом сразу. А не когда менеджер увидит заявку в 1С и пробьет ее по складу. Так оператор сможет быстро предложить замену и не упустить клиента.
Более того, у менеджера освободится час рабочего времени, который раньше от тратил на перенос заявок в 1С. И бонусом к организационным улучшениям, инвентаризация будет занимать не весь рабочий день, а половину. Так информацию по пересорту и недостачам руководство получит гораздо быстрее. В свою очередь, это позволит быстрей сделать дозаказ или принять управленческое решение по горячим следам.
Посмотрите, что отнимает время и нервы у ваших сотрудников? Что можно упростить и перевести в цифру? Какие рутинные процессы съедают вашу прибыль? Посмотрите или напишите нам — посмотрим вместе и найдем элегантное решения для автоматизации бизнес-процессов через мобильное приложение.
Все успешные компании стремятся увеличить конкурентоспособность, снижая затраты на основные операции. И поможет им в этом только внедрение в операционную деятельность автоматизированных систем и современных IT-решений.